Question 1

Markdown gebruiken voor de opmaak van je document

Accepted Answer

Wat is Markdown?

Webpagina's en browsers, en dus ook facturen en offertes opgemaakt met CoManage, maken gebruik van HTML als "taal". Omdat deze taal echter niet gebruiksvriendelijk is (door het gebruik van vreemde tekens en "tags"), vond men in Markdown een eenvoudig te gebruiken alternatief.

Markdown kan dus omschreven worden als een makkelijk te gebruiken taal om tekst op het web op te maken. Zo kan je makkelijk koppen toevoegen, tekst benadrukken, of opsommingen maken - alles rechtstreeks in je tekst en zonder al te veel extra handelingen.

Markdown gebruiken

In CoManage kan je markdown gebruiken voor de opmaak van o.a.:

factuur en offerte regels
intro en extra teksten op je factuur of offerte
algemene voorwaarden

|| Markdown kan je rechtstreeks in je factuur en offerte regels gebruiken. Bij de intro en extra tekst kan je een vinkje plaatsen wanneer je wil dat Markdown actief is.

Markdown opmaak

Onderstaand overzicht omschrijft de elementen die nuttig kunnen zijn voor de opmaak van je tekst tijdens het schrijven in Markdown.

Koptekst:

CoManage maakt voor de opmaak van koppen gebruik van drie verschillende grootten. Het grootste formaat kop wordt opgemaakt als volgt, door je koptekst te laten voorafgaan door één hekje (#):

# Koptekst 1 Kop type 2 en type 3 maak je vervolgens als volgt op, voorafgaand door respectievelijk twee

Question 2

Betalingen automatisch verwerken met Ponto

Accepted Answer

Verwerk betalingen automatisch met Ponto

|| Met de Ponto integratie kan je je bankrekening koppelen aan CoManage om inkomende betalingen te verwerken en te koppelen aan een factuur. Per rekening betaal je hiervoor 4 euro / maand / rekening. Bekijk hier of je bank al beschikbaar is bij Ponto

Ga naar de integratie instellingen en klik op "Ponto koppelen"

Ponto koppelen

Je wordt geredirect naar de Ponto connect pagina waar je een nieuw account kan aanmaken om in te loggen of je logt in met een bestaand Ponto account.

Connecteer Ponto met CoManage

Na het koppelen kom je terug in je CoManage omgeving en kan je bij de facturatie module naar de pagina bankrekeningen gaan en de tab transacties. Hier vind je een overzicht van al je inkomende betalingen.

inkomende betalingen worden automatisch gematched met een factuur aan de hand van gestructureerde mededeling en vrije mededeling. Is een betaling toch niet gelinkt aan de juiste factuur dan kan je deze altijd handmatig koppelen.

![betaling hand

Question 3

Digitale facturen in UBL formaat (XML)

Accepted Answer

${youtube}Een digitale factuur exporteren naar UBL formaat

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is de nieuwe standaard voor electronisch factureren. Een UBL bestand is een XML bestand dat opgebouwd is volgens bepaalde regels zodat iedereen die dit kan uitlezen weet welke gegevens er op de factuur staan.

Een UBL factuur wordt altijd verstuurd samen met een PDF document. De PDF kan dan bekeken worden door de klant. En de boekhoudsoftware kan den de UBL uitlezen. Zo hoef je de facturen ook niet meer over te typen in de boekhouding.

UBL en Comanage

UBL kan je op 3 manieren in Comanage vinden:

Versturen van een factuur, creditnota of herinnering

Wanneer je een factuur, creditnota of herinnering verstuurd worden er in de e-mail 2 bijlages toegevoegd. Enerzijds de PDF en anderzijds het UBL bestand in de vorm van een .xml.

Bij het exporteren van facturen als PDF

Wanneer je meerder facturen als PDF wil exporteren zal in het ZIP bestand waarin alle PDF's zich bevinden voor iedere factuur ook een UBL bestand erbij zitten.

${youtube}Facturen exporteren naar CSV of PDF

Op de openbare factuurpagina

Op de tijdelijke factuurpagina die de klant ziet staat er een knop links van de "download PDF" knop. Hiermee kan je apart de UBL downloaden.

Wat kan ik met UBL doen?

De meeste boekhoudpakketten kunnen UBL

Question 4

PDF template toevoegen en personaliseren

Accepted Answer

${youtube}PDF template toevoegen en personaliseren

PDF template toevoegen

Om een PDF template toe te voegen ga je naar je factuur instellingen en klik je op PDF templates.

factuur instellingen

Wanneer je nog geen template hebt toegevoegd krijg je hier de keuze tussen één van de 6 standaard templates om de positie van je logo, facturatiegegevens en klantgegevens te kiezen. De verschillende opties waar je uit kan kiezen om te starten:

logo links - info rechts - klant links
logo rechts - info rechts - klant links
logo rechts - info links - klant links
logo rechts - info links - klant rechts
logo links - info links - klant rechts
logo links - info rechts - klant rechts

Hieruit kies je een opstelling om te starten door op kies layout te klikken

kies pdf template

PDF template wijzigen

In het volgende scherm kan je je template een duidelijke naam geven en eventueel een beschrijving.

template beschrijving

De pagina om je PDF template te wijzigen is ingedeeld in verschillende secties waar je telkens bepaalde instellingen of teksten kan wijzigen:

details
logo
facturatiegegevens
aan/uit
lijn

Question 5

Bijlagen toevoegen aan een factuur of offerte

Accepted Answer

Je kan in CoManage bijlagen apart meesturen of samenvoegen met de originele factuur of offerte.

||| Wanneer je bestanden wil samenvoegen als één PDF-bestand kan je enkel met PDF-documenten werken.

Een aparte bijlage toevoegen

Open je factuur of offerte, scroll naar de sectie bijlagen en klik deze open.

Klik op "nieuwe bijlagen uploaden" of selecteer een bestand uit je bijlagen bibliotheek.
De nieuwe uploads komen automatisch bij de alleenstaande bijlagen te staan.

| De alleenstaande bijlagen worden nu als apart bestand meegestuurd met je originele factuur of offerte.

Verschillende bestanden samenvoegen tot één bestand

Naast het apart versturen van bijlagen kan je deze ook samenvoegen met het originele bestand. Dit kan je doen door de volgende stappen te volgen:

Open je factuur of offerte, scroll naar de sectie bijlagen en klik deze open.
Klik op "nieuwe bijlagen uploaden" of selecteer een bestand uit je bijlagen bibliotheek.
klik bij de toegevoegde bestanden op "samenvoegen met PDF"

||| Let op! Je kan enkel PDF-bestanden samenvoegen tot één bestand met een maximum grote van 10mb.

je bestanden staan

Question 6

Voeg je eerste factuur toe

Accepted Answer

${youtube}Een factuur maken in 1 minuut

Factuuroverzicht

In het overzicht van je facturen vind je een lijst van al je gemaakte facturen en concepten daarvan. Hier kan je filteren als volgt:

status
jaar / kwartaal / maand

Je eerste factuur voeg je toe door in het overzicht op de knop "nieuwe factuur" te klikken. Het volgende scherm laat je toe om al de details van je factuur te bepalen. Zo kan je o.a.

een titel toevoegen
je klant koppelen
status kiezen
template kiezen
vervaldatum instellen
taal en valuta kiezen
gewone of gestructureerde mededeling instellen
factuurregels opgeven

wat voeg ik toe op mijn factuur

Factuurregels

Om je factuur op te bouwen kan je met factuurregels werken. Met deze regels kan je:

standaard regels toevoegen
producten/diensten toevoegen
teksten toevoegen
subtotalen toevoegen
kortingen instellen

factuurregels

Verder kan je ook algemene financiële en commerciële kortingen geven als volgt:

Factuurstatus

In CoManage maken we een onderscheid tussen:

concept || heeft nog geen factuurnummer
factuur
|| krijgt direct een factuurnummer

Conc

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën