Question 1

Voeg je eerste factuur toe

Accepted Answer

Factuuroverzicht

In het overzicht van je facturen vind je een lijst van al je gemaakte facturen en concepten daarvan. Hier kan je filteren als volgt:

status
jaar / kwartaal / maand

Je eerste factuur voeg je toe door in het overzicht op de knop "nieuwe factuur" te klikken. Het volgende scherm laat je toe om al de details van je factuur te bepalen. Zo kan je o.a.

een titel toevoegen
je klant koppelen
status kiezen
template kiezen
vervaldatum instellen
taal en valuta kiezen
gewone of gestructureerde mededeling instellen
factuurregels opgeven

wat voeg ik toe op mijn factuur

Factuurregels

Om je factuur op te bouwen kan je met factuurregels werken. Met deze regels kan je:

standaard regels toevoegen
producten/diensten toevoegen
teksten toevoegen
subtotalen toevoegen
kortingen instellen

factuurregels

Verder kan je ook algemene financiële en commerciële kortingen geven als volgt:

Factuurstatus

In CoManage maken we een onderscheid tussen:

concept || heeft nog geen factuurnummer
factuur
|| krijgt direct een factuurnummer

Conc

Question 2

Digitale facturen in UBL formaat (XML)

Accepted Answer

${youtube}Een digitale factuur exporteren naar UBL formaat

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is de nieuwe standaard voor electronisch factureren. Een UBL bestand is een XML bestand dat opgebouwd is volgens bepaalde regels zodat iedereen die dit kan uitlezen weet welke gegevens er op de factuur staan.

Een UBL factuur wordt altijd verstuurd samen met een PDF document. De PDF kan dan bekeken worden door de klant. En de boekhoudsoftware kan den de UBL uitlezen. Zo hoef je de facturen ook niet meer over te typen in de boekhouding.

UBL en Comanage

UBL kan je op 3 manieren in Comanage vinden:

Versturen van een factuur, creditnota of herinnering

Wanneer je een factuur, creditnota of herinnering verstuurd worden er in de e-mail 2 bijlages toegevoegd. Enerzijds de PDF en anderzijds het UBL bestand in de vorm van een .xml.

Bij het exporteren van facturen als PDF

Wanneer je meerder facturen als PDF wil exporteren zal in het ZIP bestand waarin alle PDF's zich bevinden voor iedere factuur ook een UBL bestand erbij zitten.

${youtube}Facturen exporteren naar CSV of PDF

Op de openbare factuurpagina

Op de tijdelijke factuurpagina die de klant ziet staat er een knop links van de "download PDF" knop. Hiermee kan je apart de UBL downloaden.

Wat kan ik met UBL doen?

De meeste boekhoudpakketten kunnen UBL

Question 3

Stel je bedrijfsgegevens in

Accepted Answer

Facturatiegegevens instellen

Alle gegevens die op je factuur verschijnen wil je natuurlijk graag onmiddellijk goed instellen. Je btw-nummer, contactgegevens en andere bedrijfsinfo vervolledigen kan op de pagina team instellingen.

bedrijfsgegevens-invullen

Logo uploaden

Je facturen en offertes kan je voorzien van je eigen bedrijfslogo. Je kan beide documenten apart van een logo voorzien, of steeds hetzelfde logo gebruiken.

Templates

In CoManage kan je voor je facturen en offertes werken met templates. Deze templates kan je naar eigen smaak aanpassen. Je kan bv. de volgende aanpassingen doen:

paginamarges instellen
grootte van je logo bepalen
lettertypes en kleuren aanpassen
kiezen welke gegevens getoond moeten worden
vaste introductie tekst voorzien
je footer naar eigen smaak instellen

instellingen-personaliseren

Direct aan de slag

Maak je eerste factuur template toe
Maak je eerste offerte template

Question 4

Koppel je WooCommerce webshop met je online facturatie software

Accepted Answer

Heb je een WooCommerce webshop? Dan kan je gemakkelijk al je nieuwe bestellingen en klanten synchroniseren met CoManage. Op die manier kan je volledig automatisch facturen genereren van je WooCommerce bestellingen en hou je al je gegevens up-to-date tussen beide tools!

Het opzetten van de integratie is makkelijk. We leggen het hier uit in een paar simpele stappen.

Genereer een sleutel in WooCommerce

Hiervoor ga je naar de admin van je WordPress. Je navigeert hier in het menu naar "WooCommerce > Instellingen". Daar open je de tab "Geavanceerd" en klik je op "REST API".

Daar voeg je een sleutel toe. Deze geef je een naam en heeft enkel 'lees' rechten nodig. Zodra je op "API-sleutel genereren" klikt, kom je op een pagina met twee sleutels. Sla deze op, want je kan ze niet meer zien zodra je de pagina verlaat!

Vraag toegang tot de WooCommerce intergratie via de online chat

Vul de gegevens in op CoManage

Hiervoor surf je naar de instellingen van CoManage. Hier zie je een sectie "WooCommerce". Als je deze openklapt zie je drie veldjes die je kan invullen.

Hier vul je bij url de link naar je WooCommerce webshop in. Bij klantsleutel en klantgeheim vul je de sleutels die je hebt gegenereerd in WooC

Question 5

Voeg je eerste offerte toe

Accepted Answer

${youtube}Een offerte maken in 1 minuut

Offerteoverzicht

In het overzicht van je offertes vind je een lijst van al je gemaakte offertes en concepten daarvan. Hier kan je filteren als volgt:

status
jaar / kwartaal / maand

Je eerste offerte voeg je toe door in het overzicht op de knop "nieuwe offerte" te klikken. Het volgende scherm laat je toe om al de details van je factuur te bepalen. Zo kan je o.a.

een titel toevoegen
je contact koppelen
status kiezen
template kiezen
vervaldatum instellen
taal en valuta kiezen
offerteregels opgeven

Offerte gegevens

Offerteregels

Om je offerte op te bouwen kan je met offerteregels werken. Met deze regels kan je:

standaard regels toevoegen
producten toevoegen
teksten toevoegen
subtotalen toevoegen
korting instellen

offerteregels

Verder kan je ook algemene financiële en commerciële kortingen geven als volgt:

kortingen

Offertestatus

In CoManage maken we een onderscheid tussen:

concept
factuur

Concepten kan je gebruiken als voorbeeld voor toekomstige offertes, of om offertes te bewaren die tijdelijk nog geen volgnummer moeten krijgen. Elke

Question 6

Factuurnummering instellen

Accepted Answer

Factuurnummerformaat kiezen

CoManage laat je uit meer dan vijftig manieren kiezen om je facturen en offertes te nummeren. Als basis kan je een nummer kiezen dat samengesteld is uit onderdelen van de datum. Afhankelijk van het aantal facturen dat je jaarlijks stuurt, kan je kiezen uit twee, drie, vier of vijf getallen.

factuurnummerformaat Verder kan je een voorvoegsel voorzien en dit scheiden van je nummer met een koppelteken. Ook het opgeven van een unieke referentie behoort tot de mogelijkheden.

Startnummer wijzigen

Je kan de nummer van je eerste factuur makkelijk wijzigen door de factuur te openen en bij het factuurnummer op het wijzig icoon te klikken. Daarna kan je handmatig een nummer opgeven, CoManage gaat daarna op deze nummer verder.

| De verdere nummering van je facturen verloopt volledig automatisch. De opmaak van het nummerformaat hoef je dus slechts één keer uit te voeren.

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën